Manual básico de Microsoft Word

 

 


 

 

 


Introducción:

Los procesadores de textos o procesadores de palabras es un programa de computadora que sirve para producir  documentos, como cartas, trabajos escolares, reportes y prácticamente casi cualquier tipo de tarea basada en texto.

Microsoft office es el procesador de textos más popular y uno de los más usados en el mundo.

Para ello es importante saber usar un procesador de forma adecuada, ya que de esta manera es posible realizar textos de forma correcta y además se facilita el uso de este programa de ofimática.

Para esto hemos escrito un manual básico que los usuarios deben conocer para facilitar el uso de este programa además de obtener una ayuda en cuanto a algunas dudas. 

Temas:

*Pantalla de Microsoft Word y sus partes

*Nuevo/ abrir/ guardar/ cerrar documentos.

*Formato de fuentes (tipo, tamaño, color, estilo)

*Formato de párrafo (alineación, sangría, viñeta)

*Tamaño hoja, orientación y márgenes

Tema no.1 Pantalla de Microsoft Word

Al iniciar MS Word 2007 se crea un nuevo documento en blanco. La nueva interfaz de la versión 2007 facilita al usuario encontrar los comandos que necesita. Los comandos del programa se encuentran agrupados en las diferentes fichas que contiene la cinta de opciones.

http://www.aulaclic.es/word2007/graficos/ventana-word-explicada.gif

Botón de office. Word presenta en su pantalla principal dos áreas en las que se encuentran todas las funciones que ofrece esta aplicación para el usuario. La primera es el Botón Office, el cual comprende acciones como crear un documento, abrir uno existente, guardar e imprimir, entre otras.

Al pulsar este botón se desplegará un menú que mostrará las funciones comprendidas en él. Acá es donde se encuentras las funciones principales, y accesamos a  cada una de ellas posicionándonos sobre la que nos interesa y pulsando Enter en el teclado.

 

Cinta de opciones. La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran cuando son necesarias. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen solo se muestra cuando se selecciona una imagen.

Barra de herramientas de acceso rápido. Contiene un conjunto de comandos, independientes de la ficha que se está mostrando en la cinta de opciones. Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como: Guardar, Deshacer.

Esta barra se encuentra al lado del botón office.

.

Al lado derecho de la barra de herramientas rápidas hay una flecha que se usa para personalizar las opciones que

La persona desee que se muestren en la barra de herramientas rápidas.

                  Imagen del botón                

 

Área del documento: donde se escribe o se redacta el texto

Barra de desplazamiento. Se encuentra en el lateral derecho de la ventana, la cual nos permite navegar por el documento, movernos por una página, ir de una página del documento a otra y activar o desactivar la regla.

Tema no. 2: nuevo/ abrir, cerrar y guardar

Nuevo: Se elige para abrir un documento nuevo de Word o para crear cartas, faxes, currículos, páginas web, etc. mediante un asistente, al cual le vamos indicando cómo queremos crear el documento. Esta opción se encuentra en el botón de office.

                                         http://imagenes.mailxmail.com/cursos/imagenes/8/4/boton-office-y-barra-de-herramientas_30748_2_2.jpg

Pero antes tenemos que seleccionar el tipo de asistente que deseamos usar. Primero hacemos clic en la solapa correspondiente y luego doble clic en el asistente.

                                                      

Abrir: Se utiliza para abrir un documento que tengamos guardado. Para ello, se busca la ruta en "buscar en", se selecciona el archivo haciendo un clic en él y se pulsa el botón abrir.

                                         

Cerrar: Sirve para cerrar la ventana del documento, pero no la del programa de Word, de la misma forma que haríamos al cerrar una ventana de Windows.

 

 

Guardar como: Aquí se guarda los archivos de Word. Al hacer clic en esta opción nos sale otro cuadro de diálogo, como el anterior. Se le escribe un título en "nombre de archivo", se busca la ruta en "guardar en" y se pulsa el botón guardar.

                                                             

                                                               

Guardar: Esta opcion se utiliza para guardar los cambios o modificaciones recientes en el texto.

                                             

Guardar como HTML o como Página Web: Guarda el archivo en formato HTML (un página Web) para poder verlo en un explorador Web y establece otras opciones, como el titulo de la página Web y la ubicación en la que se guardará el archivo. El formato y los elementos que no son admitidos por html, son eliminados del documento.

Tema número 3: Formato de fuentes

En Word2007 la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones correspondientes al Portapapeles

                                   

La segunda seccion es la correspondiente al formato carácter, el cual consiste en las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. 

Fuente: Es un apartado que determinará en gran medida el aspecto del texto que consiste en el tipo de letra que se le da al texto

Para cambiar el tipo de fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, Tipo fuente esto hará que se abra una ventana con las fuentes disponibles.

Fuente desplegadoObserva que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.

El menú despegable tiene dos zonas separadas por una doble línea horizontal, en la parte superior están las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles.

Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, también podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente.

Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.

 

En lugar de desplazarnos por el menú despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente.

 

Tamaño: es la medida de la fuente introducida

     Esta se cambia seleccionando el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente.

 

Color: Es el color de lo tipografía del texto seleccionado. De lo mismo formo que en lo opción anterior, este botón albergo un menú desplegable paro que indiques o Word el color que deseos, pero esto vez el menú es más completo, yo que te permite lo introducción del color en valores exactos.

 

Estilo: Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negritacursiva y subrayado .  Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente.

                       

Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado (se ve en un tono anaranjado).  Negrita

 Para quitar un estilo que hemos aplicado  previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo.

    También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. 

     Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

 

Tema número 4: Formato de párrafo

Alineación: consiste en la ubicación del texto en la parte de la hoja que se desee.

Existen cuatro tipos de alineación:

Alineación Izquierda. Es la alineación predeterminada, de no aplicarse ninguna alineación el texto estará hacia la izquierda de la página.

Alineación Centrar. Colocará el texto o lo seleccionado en el centro de la página.

 Alineación Derecha.
Posesionará hacia la derecha el texto o objeto seleccionado. Es el tipo de alineación menos utilizado. Se lo suele utilizar para firmas, en números de página o en decoraciones 

Alineación tipo justificada. Es un tipo de alineación que empareja el texto. Se lo suele utilizar en todos los párrafos aunque en ocasiones en párrafos de muy poco ancho, como ser párrafos de un ancho aproximado hasta 20 caracteres, no se lo utiliza. Al quedar mal ya que al poseer tan pocos caracteres separará demasiado las palabras para poder emparejar el final.

Sangría: La sangría establece el espacio que hay entre el margen del documento y el texto o bien entre el margen y la primera línea de cada párrafo. En la ficha inicio/párrafo están los botones de disminuir sangría y aumentar sangría, que son la forma más simple de mover la sangría izquierda del párrafo en que se encuentre el punto de intersección. Si necesitas mover la sangría derecha o tener más control, debes abrir el cuadro de dialogo párrafo, usando el iniciador de cuadro de dialogo

En un parrafo es posible controlar cuatro tipos de sangria:

-          Sangría izquierda: es la distancia entre el margen izquierdo de la hija y el cuerpo del párrafo. Comúnmente se mide en centímetros

-          Sangría derecha: es la distancia entre el margen derecho de la hoja y el cuerpo del párrafo.

-          Sangría especial primera línea: es la distancia entre el margen izquierdo del documento y la primera línea del párrafo

-          Sangría especial francesa: la primera línea queda sin sangría alguna y la sangría se aplica solamente a las demás líneas del parrafo.

 

·         Aplicar sangría sólo a la primera línea de un párrafo

Texto con sangría en la primera línea

1.      Haga clic delante de la línea a la que desee aplicar sangría.

2.      En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo y, a continuación, en la ficha Sangría y espaciado.

Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo

3.      En la lista Especial de la sección Sangría, haga clic en Primera línea y, a continuación, en el cuadro En, establezca la cantidad de espacio que desee que tenga la sangría de la primera línea.

 NOTA   Se aplicará sangría a la primera línea de ese párrafo y a la de todos los párrafos siguientes que escriba. No obstante, a los párrafos existentes antes del párrafo seleccionado se debe aplicar la sangría manualmente mediante el mismo procedimiento.

·         Aumentar o disminuir la sangría izquierda de un párrafo completo

1.      Seleccione el párrafo que desee cambiar.

2.      En la ficha Diseño de página, en el grupo Párrafo, haga clic en las flechas situadas junto a Sangría izquierda para aumentar o reducir la sangría izquierda del párrafo.

·         Aumentar o disminuir la sangría derecha de un párrafo completo

1.      Seleccione el párrafo que desee cambiar.

2.      En la ficha Diseño de página, en el grupo Párrafo, haga clic en las flechas situadas junto a Sangría derechapara aumentar o reducir la sangría derecha del párrafo.

 

Viñeta: Las viñetas destacan los elementos de una lista.

Por ejemplo:

1.     Ala

2.     Golpe

3.     Perro

 

 

                                                                                                            Biblioteca de viñetas

·         Escribir una lista con viñetas o una lista numerada

     Escriba * (asterisco) para empezar una lista con viñetas o 1. para iniciar una lista numerada y, a continuación, presione las teclas BARRA ESPACIADORA o TAB.

       Escriba el texto que desee.

Presione ENTRAR para agregar el siguiente elemento de la lista.

Word inserta automáticamente la viñeta o número siguiente.

Para finalizar la lista, presione ENTRAR dos veces o presione la tecla RETROCESO para eliminar la última viñeta o el último número de la lista.

Tema número 5: tamaño de hoja, orientación y márgenes

 

 

       Tamaño de hoja: Cada vez necesitas realizar la impresión de documentos tamaño oficio, te repites la misma pregunta:  ¿Por qué se cortan las últimas dos o tres líneas al momento de imprimir? Este tutorial es valido tanto para Word 2007 y Word 2010 ya que la ficha “Diseño de Página” son muy similares en ambas versiones.

El problema consiste en que Microsoft Word regularmente no incluye el tamaño Oficio en su menú de tamaños de página. Lo que nos hace suponer que el tamaño Legal es el que buscamos. Sin embargo, el tamaño “Legal” (21.59 x 35.56 cm) o (8.5 x 14 pulgadas) no corresponde al tamaño “Oficio” (21.59 x 33) o (8.5 x 13 pulgadas) que utilizamos regularmente en Guatemala.

http://blog.compuclub.com.gt/wp-content/uploads/2012/05/tama%C3%B1o-pagina-word.jpg

Antes de iniciar a crear tu documento debes personalizar el tamaño del papel para que al momento de imprimir tu documento mantenga todas las configuraciones y formatos que asignaste.

Para ello seguimos estos sencillos pasos:

-Nos posicionamos en la pestaña Diseño de Pagina>Tamaño y, elegimos opción: más tamaños de papel…

http://blog.compuclub.com.gt/wp-content/uploads/2012/05/mas-tama%C3%B1os-papel.jpg

- Aquí se abre la ventana: Configurar página

- En tamaño de papel: elegimos Tamaño personal  y  escribimos en Ancho: 21,59 cm Alto: 33,00 cm o  Ancho: 8,5 Alto: 13 pulgadas dependiendo como tengamos configurada la compu.

http://blog.compuclub.com.gt/wp-content/uploads/2012/05/config-pagina.jpg

- Aplicar a: Todo el documento

- Para finalizar clic en el botón: Aceptar

Orientación: Se puede elegir entre orientación vertical u horizontal para todo el documento o parte del mismo. Cuando se cambia la orientación, también cambian las galerías de páginas y de portadas prediseñadas para proporcionar las páginas que tienen la orientación elegida.

Cambiar la orientación de todo el documento

Imagen de la cinta de opciones de Word

1.      En el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página, haga clic en Orientación.

2.      Haga clic en Vertical o en Horizontal.

 

Márgenes: Es el que se utiliza para que el texto no se salga de la hoja.

Los márgenes del documento se podrán ajustar a través de la opción de márgenes que aparece en ese mismo grupo.

http://www.adrformacion.com/udsimg/wordb2007/2/word0203.gif

Al pinchar sobre la flechita que aparece bajo esta opción de márgenes, nos aparecerá un menú con una serie de márgenes predefinidos por Word 2007, con la denominación que les da el programa (Normal, estrecho, moderado, ancho y reflejado) y las dimensiones de los mismos. Podemos elegir cualquiera de ellos solo haciendo clic sobre la opción que preferimos. Si por el contrario, ninguna de las opciones que aparecen por defecto nos resulta útil, y deseamos definir nosotros mismos las dimensiones de los márgenes de nuestro documento, seleccionaremos Márgenes personalizados.

http://www.adrformacion.com/udsimg/wordb2007/2/word0204.gif

En ese caso se nos mostrará una ventana como la anterior en la que deberemos especificar las medidas en centímetros en cada una de las casillas correspondientes. Esto se puede hacer de 2 formas:

1. Con los triangulitos que aparecen a la derecha de cada casilla, incrementaremos (haciendo clic repetidas veces en el triangulito que apunta hacia arriba) o bien con el otro triangulito decrementaremos el valor mostrado en la casilla.

http://www.adrformacion.com/udsimg/wordb2007/2/word0207.gif

2. Seleccionando el valor que hay en la casilla (arrastrando el ratón desde su derecha hasta la izquierda) o bien posicionándose a la derecha del valor con un clic y con la tecla de retroceso borrándolo. Ahora, una vez borrado el valor que había en la casilla, teclearemos el que deseemos. Si tiene decimales, el carácter decimal que deberemos utilizar es la coma de siempre.

Por ejemplo, para un documento tipo de una carta comercial, los parámetros de los márgenes  se podrían especificar como se muestra en la siguiente imagen:

 

http://www.adrformacion.com/udsimg/wordb2007/2/word0208.gif